Regras de faturação (legislação)



PORTARIA 340/2013 – NOVAS REGRAS DE CERTIFICAÇÃO DOS PROGRAMAS INFORMÁTICOS DE FATURAÇÃO

A Portaria n.° 363/2010, de 23 de junho, regulamentou pela primeira vez e de forma inovadora o processo de certificação dos programas informáticos de faturação, definindo um conjunto de regras técnicas a observar pelas empresas produtoras de software. Estabeleceu igualmente os critérios de obrigatoriedade de utilização de software certificado por parte dos sujeitos passivos, para a emissão de faturas.
A Portaria nº 340/2013 de 22 de Novembro de 2013, vem entretanto alterar alguns destes critérios. Assim, as principais alterações introduzidas por esta portaria, são as seguintes:

• Os sistemas informáticos de faturação produzidos internamente deixam de estar dispensados de certificação junto da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);

• A dispensa de utilização de programas informáticos de faturação com base no número de documentos deixa de ser aplicável, estando qualquer sujeito passivo que tenha faturado em 2013 mais de 100 000,00€, independentemente do nº de Faturas/Talões emitidos, obrigado a usar programa certificado.
Importa ainda referir que de acordo com o n.º 8 da mesma Portaria, “os sujeitos passivos obrigados à utilização de programas informáticos de faturação, só podem emitir faturas ou documentos de transporte impressos em tipografias autorizadas, em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, devendo estes documentos ser posteriormente recuperadas para o programa.
Estas alterações entram em vigor a 01-01-2014.

 

 


Principais alterações no âmbito do Ofício circulado n.º 50.001/2013

Alterações na identificação e impressão de documentos:

  • Relativamente às séries de documentos de faturação, foram introduzidas restrições ao nível da numeração sequencial, tendo obrigatoriamente que iniciar-se em 1 dentro de uma nova série a criar ou mantendo a numeração que já possui. Não poderá nela conter outra informação, como por exemplo, o ano ou n.º do terminal/posto;
  • A data dos documentos impressos passará a ser apresentada no formato AAAA-MM-DD;
  • As guias de transporte, faturas e respetivos documentos retificativos não devem conter valores negativos.

A denominação, NIF e domicílio do emitente deve ser impresso no documento, ainda que esta informação conste em papel pré-impresso de origem tipográfica;

Alterações nos procedimentos para reposição de faturas ou documentos retificativos quando processados manualmente ou pré-impressos por motivo de inoperacionalidade do programa:

  • Em termos de numeração, deverão existir dois campos distintos, de preenchimento obrigatório, sendo um para a identificação da série manual e o outro para recolher o número manual;
  • Um documento retificativo de um documento manual recolhido na aplicação deverá passar a referenciar a série e o nº do documento manual e não a identificação única do documento de venda atribuído pela aplicação ao documento recuperado.

Alterações na integração de documentos através de duplicados que não integram a cópia de segurança (backup), quando houver necessidade de reposição de dados por inoperacionalidade do sistema:

  • Quando ocorrer uma situação de erro ou anomalia do programa, devem ser encerradas as séries em utilização, e criadas novas, para prosseguir com a emissão de documentos, após a reposição da última cópia de segurança efetuada.

Ao imprimir faturas criadas de duplicados (por inoperacionalidade do sistema) que não integram a cópia de segurança, deve, obrigatoriamente, aparecer a expressão “Cópia do documento original”+ sigla do documento + D + série + número do documento”. Exemplo: “Cópia do documento original- FTD 2013A/00099”.

Alterações no controlo de acessos e cópias de segurança:

  • A palavra-passe de acesso ao programa é obrigatória por utilizador e não pode ser vazia. O administrador não a poderá conhecer nem a poderá visualizar;
  • Assegurar a realização de cópias de segurança de periodicidade obrigatória e/ou a manutenção de duas ou mais bases de dados simultâneas para que quando uma se corrompa a(s) outra(s) assegure(m) a continuidade da faturação;
  • Possuir o controlo direto ou indireto da base de dados que utiliza e o registo do n.º de reposições de cópias de segurança (backup) efetuadas.

Alterações ao nível das regras operacionais:

  • Deixa de ser permitida a alteração do NIF na ficha de um cliente que tenha já documentos emitidos;
  • Deixa de ser permitida a alteração do nome e da morada numa ficha de cliente já existente e com documentos emitidos, mas cujo NIF não foi fornecido;
  • Deixa de ser permitida a alteração da descrição dos produtos ou serviços que já tenham sido usados em documentos de venda;
  • Deixa de ser permitida a criação de notas de crédito relativas a documentos anteriormente anulados ou já totalmente retificados;
  • Deixa de ser permitida a anulação de documentos sobre os quais já tenha sido emitido documento retificativo, ainda que parcial;
  • Deixa de ser permitido o registo de devoluções em documentos de venda ou, no sentido inverso, deixa de ser permitido o registo de vendas em documentos de retificação.
  • O software passará a alertar o utilizador caso a data e hora de sistema seja inferior à do último documento emitido, sendo nesse caso pedida a confirmação, antes da emissão, de que a data e hora de sistema se encontra correta.

 

Legislação:

Portaria n.º340/2013:  http://dre.pt/pdf1sdip/2013/11/22700/0653606538.pdf

Ofício circulado n.º50.001/2013: http://info.portaldasfinancas.gov.pt/NR/rdonlyres/60461985-58EC-4E4B-BCCC-F5B561C94629/0/Ofício%20Circulado%20n_50001.pdf

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